為加強(qiáng)南昌市青少年發(fā)展基金會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“基金會(huì)”）的檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，提高檔案管理水平，根據(jù)國(guó)家政府部門檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合基金會(huì)實(shí)際情況，特制定本制度。

第一章 總則

第一條 目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范基金會(huì)的檔案管理工作，確保檔案資源得到有效管理和利用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施細(xì)則等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合基金會(huì)實(shí)際，制定本制度。

第二條 適用范圍本制度適用于基金會(huì)所有檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。

第二章 檔案管理職責(zé)

第三條 管理機(jī)構(gòu)與人員基金會(huì)設(shè)立專門的檔案管理崗位，負(fù)責(zé)基金會(huì)的檔案管理工作。檔案管理員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，并接受相關(guān)培訓(xùn)。檔案管理實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的機(jī)制。正在使用的各類檔案材料由相關(guān)部門管理，不再使用的檔案材料由綜合部統(tǒng)一管理。

第四條 職責(zé)分工

檔案管理崗位：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、利用和銷毀等工作，由綜合部負(fù)責(zé)人擔(dān)任。

各部門及員工：負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的檔案的初步整理和移交工作，由各部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。

第三章 檔案收集與整理

        第五條 收集范圍

       基金會(huì)的檔案收集范圍包括但不限于：

    （1）基金會(huì)成立、變更、注銷等相關(guān)文件；

    （2）基金會(huì)理事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄及決議；

    （3）募捐活動(dòng)、公益活動(dòng)項(xiàng)目資料；

   （4）基金會(huì)財(cái)務(wù)賬冊(cè)、憑證及報(bào)表；

   （5）基金會(huì)與捐贈(zèng)人、受助人的往來(lái)函件；

   （6）基金會(huì)內(nèi)部管理制度、工作計(jì)劃及總結(jié)；

   （7）其他具有保存價(jià)值的文件、資料。

       第六條 整理與分類

   （1）檔案應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行整理，確保檔案的條理性和系統(tǒng)性。

   （2）檔案應(yīng)編制目錄，詳細(xì)記錄檔案的基本信息，便于檢索和利用。

第四章 檔案保管

    第七條 保管條件及年限

基金會(huì)應(yīng)提供符合檔案管理要求的保管場(chǎng)所，配備必要的設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全。

財(cái)務(wù)檔案保管年限遵照《財(cái)務(wù)檔案管理制度》，其他檔案電子版永久保存，紙質(zhì)版保存五至十年。

第八條 安全保密

     （1）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。

     （2）對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行保管和利用。

第五章 檔案利用

        第九條 利用原則

檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、便捷的原則，滿足基金會(huì)工作和社會(huì)公眾的合理需求。

第十條 利用程序

     （1）查閱檔案需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。

     （2）復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容需經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處和用途。

第六章 檔案鑒定與銷毀

        第十一條 鑒定工作

基金會(huì)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。

        第十二條 銷毀程序

     （1）達(dá)到銷毀期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)審批后按規(guī)定程序銷毀。

     （2）銷毀檔案應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷。

第七章 附則

        第十三條 生效與實(shí)施

本制度自發(fā)布之日起生效，由基金會(huì)綜合部負(fù)責(zé)解釋和執(zhí)行。

        第十四條 修訂與完善

基金會(huì)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和上級(jí)部門的要求，適時(shí)修訂和完善本制度。

本制度經(jīng)二屆十一次理事會(huì)審議通過(guò)后開(kāi)始執(zhí)行。